Запись клиентов — это не только «кто и когда». Хорошо вести запись — значит каждый день знать, кто придёт, сколько займёт работа и что делали этой клиентке в прошлый раз. Ниже — порядок, который работает в любом инструменте. А в конце — когда пора переходить с тетради на приложение.
Тетрадь, таблица или приложение
У каждого способа есть свой предел.
- Тетрадь: быстро и привычно. Но её нельзя открыть из дома, по ней трудно найти клиентку по телефону, и она не напомнит клиенту о визите.
- Таблица на телефоне: можно искать и сортировать. Но две записи на одно время она не заметит, а клиентке всё равно нужно писать вам, чтобы записаться.
- Приложение для записи: занятое время закрыто само, клиентки записываются по ссылке, напоминания уходят без вас.
Обычно мастер начинает с тетради. Переходить пора, когда клиентов больше 30–40 или когда вы хотя бы раз записали двоих на одно время.
Что записывать о каждой записи
- Имя и телефон клиентки. Телефон — главный: по нему вы найдёте её через год.
- Услуга: «маникюр с покрытием», «наращивание», «коррекция», а не просто «ногти».
- Время начала и конца, а не только начала.
- Отметка, пришла ли клиентка.
Что записывать о клиентке
Карточка клиентки — то, что отличает мастера от конвейера.
- Форма и длина, которые она любит.
- Цвет и дизайн прошлого раза. Фото работы — ещё лучше.
- Аллергии и чувствительность кожи. Это пишите так, чтобы бросалось в глаза.
- Особенности: «любит тишину», «всегда опаздывает на 10 минут», «приходит с ребёнком».
Длительность: главная причина накладок
Большинство накладок в записи на маникюр — из-за неверной длительности.
- Заведите отдельные услуги на разное время: без покрытия, с покрытием, наращивание, коррекция.
- Дизайн добавляйте к услуге отдельно со своим временем.
- Закладывайте 10–15 минут после каждой клиентки на уборку и дезинфекцию.
- Если клиентка приходит с чужим покрытием, добавьте время на снятие.
Подтверждение накануне
Напишите каждой клиентке за сутки до визита. Это пять минут вечером и гораздо меньше пустых окон. Готовые тексты — в статье «Напоминание клиенту о записи: 14 готовых текстов».
Отмены и неявки
- Отмены: сразу освобождайте время и предлагайте его тем, кто хотел к вам на этот день.
- Неявки: отмечайте их. Если клиентка не пришла три раза, записывайте её только по подтверждению.
- Правило отмены скажите один раз, при первой записи: «Если планы меняются, предупредите, пожалуйста, хотя бы за сутки».
Следующая запись — на выходе
Маникюр повторяют каждые три-четыре недели. Предложите следующую запись, пока клиентка ещё у вас. Так расписание на месяц вперёд заполняется само, а клиентка не уходит к другому мастеру просто потому, что не успела к вам записаться.
Как это устроено в iPlanner
- Журнал записей на день и неделю: занятое время закрыто для онлайн-записи, двух записей на одно время не будет.
- Услуги со своей длительностью и перерывом после них. Для ногтевого сервиса есть типовые услуги, они добавляются одной кнопкой.
- Карточка клиентки: история визитов, заметки, поле «Важно» для аллергий, фото «до и после».
- Статусы записи: подтверждена, пришла, завершена, не пришла, отменена. Неявки считаются в карточке клиентки.
- Онлайн-запись по ссылке: клиентки сами выбирают свободное время.
- Лист ожидания: после отмены сервис показывает, кому подходит освободившееся время.
- Напоминания о визите: автоматически на платных тарифах или вручную с готовым текстом на любом.
Подробнее о настройке под ногтевой сервис — в статье «Запись клиентов для мастера маникюра».
Попробовать iPlanner: 3 месяца бесплатно по промокоду MASTER100