Напоминание о записи — самый дешёвый способ снизить число неявок. Клиент не забыл, а просто перепутал день — так бывает чаще, чем кажется. Ниже — 14 готовых текстов. Скопируйте нужный, подставьте своё вместо слов в квадратных скобках и сохраните в заметках или в быстрых ответах мессенджера.
Как написать напоминание клиенту о записи
Хорошее напоминание короткое и отвечает на четыре вопроса.
- Когда: день недели, дата и время. «Завтра» без даты путает, если клиент прочитал сообщение после полуночи.
- Что: услуга. Клиентка могла записаться сразу на два визита.
- Где: адрес и, если нужно, как найти вход.
- Что делать, если планы поменялись: как перенести или отменить.
И три правила тона:
- Обращайтесь по имени.
- Не пишите ночью и рано утром. Удобное время — с 9 до 21.
- Не угрожайте штрафами в первом же сообщении. Правила отмены лучше сказать один раз при записи.
До визита
1. Сразу после записи
Здравствуйте, [Имя]! Записала вас на [услуга] [день недели, дата] в [время]. Адрес: [адрес]. Если планы поменяются, напишите мне, пожалуйста, хотя бы за сутки — перенесём.
2. За сутки до визита
[Имя], добрый день! Напоминаю: завтра, [дата], в [время] жду вас на [услуга]. Адрес: [адрес]. Всё в силе?
3. За сутки, с просьбой подтвердить
Здравствуйте, [Имя]! Вы записаны на [услуга] [дата] в [время]. Подтвердите, пожалуйста, ответом «Да». Если нужно перенести — подберу другое время.
4. За два часа до визита
[Имя], жду вас сегодня в [время]. Адрес: [адрес]. Хорошего дня и до встречи!
5. Первый визит: как найти
[Имя], здравствуйте! Жду вас [дата] в [время]. Адрес: [адрес]. Вход [со двора / через салон / домофон 25]. Если не найдёте — звоните, встречу.
6. Маникюр: про покрытие
[Имя], напоминаю о записи на маникюр [дата] в [время]. Если на ногтях чужое покрытие, скажите заранее — заложу время на снятие.
После визита и про следующий раз
7. Спасибо за визит
[Имя], спасибо, что пришли! Если что-то будет беспокоить, напишите мне. Буду рада видеть вас снова.
8. Пора на коррекцию
[Имя], здравствуйте! Прошло три недели после маникюра — самое время обновить покрытие. На этой неделе есть окна: [день и время]. Записать вас?
9. Просьба об отзыве
[Имя], как вам результат? Буду благодарна за пару слов об этом визите — это очень помогает новым клиентам выбрать мастера: [ссылка на отзывы].
10. День рождения
[Имя], с днём рождения! Желаю красоты и хорошего настроения. В этом месяце на любую услугу у меня для вас [подарок или скидка].
Если что-то пошло не так
11. Клиент не пришёл
[Имя], здравствуйте! Сегодня в [время] я ждала вас на [услуга]. Надеюсь, всё в порядке. Если хотите, подберу новое время.
12. Мастеру нужно перенести запись
[Имя], простите, пожалуйста: [дата] не смогу вас принять. Могу предложить [вариант 1] или [вариант 2]. Какое время удобнее?
13. Освободилось окно
[Имя], вы просили сообщить, если освободится время. [Дата] в [время] свободно — записать вас?
14. Давно не приходили
[Имя], здравствуйте! Давно вас не видела. Если захотите обновить [маникюр / брови / стрижку], вот свободное время на ближайшие дни: [ссылка или окна].
Когда отправлять
- Подтверждение записи — сразу.
- Первое напоминание — за сутки, днём.
- Второе — за два часа. Для утренней записи — накануне вечером, а не в 7 утра.
- Коррекция — по сроку услуги: для маникюра обычно 3–4 недели, для педикюра 4–5.
- «Давно не приходили» — не чаще одного раза в месяц одному человеку.
Шаблоны в быстрых ответах
В Telegram и WhatsApp Business можно сохранить быстрые ответы. Заведите туда 3–4 текста, которыми пользуетесь чаще всего, — отвечать станет в разы быстрее.
Как это устроено в iPlanner
В iPlanner напоминания уходят сами, а тексты можно поменять под себя.
- Готовый набор: за сутки до визита, за 2 часа, «Спасибо за визит» и поздравление с днём рождения. Каждое можно выключить, сменить время и текст.
- В текст подставляются имя, дата, время, услуга, мастер, адрес и ссылка, по которой клиент сам переносит или отменяет визит.
- Ночью клиентам не пишут: сообщения ждут до 9 утра.
- Напоминания «спящим» клиентам: через сколько дней после визита и повторы, вручную или автоматически.
- Сообщения уходят в Telegram или через chatpush в WhatsApp, Telegram и MAX. Если отправить некуда, сервис даёт готовый текст, и вы отправляете его сами.
- Лист ожидания подсказывает, кому предложить освободившееся окно.
Попробовать iPlanner: 3 месяца бесплатно по промокоду MASTER100